Møder og konferencer

En af mine kunder har sendt mig en mail. Han er ved at planlægge en minikonference for op til 50 personer. Det er sådan, et netværk, han er med i, som hvert år afholder et event, hvor de fejrer deres netværk. De præsenterer, hvad det har talt om, hvad medlemmerne i netværket har opnået, og hvad deres planer for det kommende år er. De har lavet 3 fokusgrupper, som han kalder det, og derfor skal konferencen bygges op tematisk. Han vil gerne have min hjælp til alt det der har med logistikken at gøre ved at afholde sådan et event. I det sidste års tid har de ikke kunnet mødes face to face, så han er meget opsat på, at eventet skal give medlemmerne en masse værdi, som de kan tage med sig hjem. Men han taler også om, at rammerne skal være sådan, at det faktisk kan være muligt for deltagerne at mødes og tale sammen uden at føle sig buret inde af mundbind og håndsprit.

Forstår det godt

Jeg kan godt forstå ham. Det der med at netværke handler jo meget mere om, at man skal møde folk, kunne se, hvordan de reagerer på det, man siger, så man kan finde ud af, om der er mulighed for et eventuelt samarbejde. Den slags er det, ikke så nemt at vurdere, når et møde sker via en videokonference. Det har noget med kropssprog at gøre. Det har noget at gøre med, at man kan få en uformel sludder sammen. Eventuelt over et glas øl eller vin. Det har noget at gøre med, at man skal have mulighed for at være sammen uden om alt det formelle, som eventet indeholder.

Så min opgave er altså at finde de perfekte rammer, og så skal jeg naturligvis hjælpe med alt det praktiske. Netværkets medlemmer kommer fra hele landet. Så stedet, jeg skal finde, skal være nemt at komme til med både bil og offentlige transportmidler.

Konferencelokaler

Heldigvis har jeg stor erfaring med at arrangere events af den type. Jeg har brugt mange timer på forskellige søgemaskiner, hvor jeg har skrevet alt muligt lige fra: ”konferencelokaler København” til ”eventfaciliteter Danmark”.
Derfor vidste jeg med det samme, hvor jeg ville henvende mig for at booke lokaler, da vi senere talte om arrangementet i telefonen. Jeg forklarede ham, at jeg foreslog et sted, der er stort nok til, at de kan samles i plenum, men hvor der også er gode ’udenoms-faciliteter’ i form af mindre møderum, hjørner, hvor man kan sidde i små grupper, mulighed for at få kaffe eller vand mv.

Jeg skal have ringet til dem, der ejer lokalerne. De er utroligt søde og hjælpsomme, så min opgave bliver nem nok. Jeg har samarbejdet med dem nogle gange, og hver gang har deres personale sørget for, at rammerne for eventet har været i tiptop-stand. Og så har de også sørget for, at alle deltagere altid føler sig meget velkomne på stedet lige fra første øjeblik, hvor de ankommer. Det er vigtigt. Det ansporer og motiverer til aktiv deltagelse i eventet. Og dermed succes.

Det ser sort ud, siger de. Alle taler om, at smittetallene stiger, og at vi er i lockdown. Det er en dårlig mentalitet, synes jeg. Jeg insisterer på, at vi skal holde modet oppe. Og det gør vi ved at se lyst på tingene og være optimistiske. Jeg ved godt, at det er meget svært at se lyst på tingene, når man går og er bange for at blive smittet. Eller endnu værre: har mistet én kær person – enten på grund af Covid-19 eller andre årsager. Sorg er svær at håndtere. Og det vil jeg slet ikke tale om her. Jeg taler ikke til mennesker, der er i sorg.

Mødelokaler i indre København

Jeg taler til alle os almindelig mennesker – vi er stadigvæk flest – som bare går rundt og beklager os over dagligdagen. Det er sådan en dum vane. Vi kan godt lære at være positive. Og nej, jeg vil ikke komme med flosklen om, at man skal se glasset som værende halvt fuldt i stedet for halvtomt. Jeg vil fortælle dig, hvad jeg selv gør for at holde humøret oppe: Jeg fortsætter ufortrødent mit arbejde som eventmanager for forskellige organisationer. Det er et job, som fører mig vidt omkring og ud i forskellige mere eller mindre vanvittige situationer.

Forskellige opgaver

De opgaver, jeg får, er meget forskellige. Den ene kan handle om, at der skal laves en workshop for en lille, lokale forening her i byen. Hvis det er sådan en opgave, ja så starter jeg altid med at få en snak med organisatorerne om, hvad de gerne vil opnå med deres event. Derefter leder jeg efter passende mødelokaler i København. Som altid via Google: ”Mødelokaler København”, og derefter filtrerer jeg grundigt listen med forslag, som Google giver mig.
Det kan også være, at jeg skal stå for hele logistikken for en stor kunde, som måske skal lave en stor landsdækkende festival. Fx dengang jeg organiserede en biennale for moderne dansk dans. Det handlede dengang om at finde mange forskellige lokaler, fordi der var alle mulige former for udstillinger, forestillinger, klinikker med internationalt kendte dansere osv. Det var en kæmpe udfordring.

Ingen jammer

Men jeg fortsætter ikke kun med at arbejde. Jeg sørger for, at jeg altid har mulighed for at komme væk, når jeg pludseligt befinder mig blandt mennesker, der bare jamrer. Men inden jeg forsvinder, fortæller jeg dem, at de får dårligt helbred af at være negative. Når de siger, at det er gråvejr, så siger jeg, at bagved det er solen der. Når de siger, at de ikke kan klare hverdagen, så siger jeg til dem, at der er mindst en helligdag hver uge. Søndag. Jeg lever selv efter en ganske simpel regel, som holder mig ovenpå: Jeg skal holde helt fri fra arbejde og pligter en dag om ugen. Og den dag skal bruges på at gøre noget rart for min familie og mig selv.
Det lyder måske simpelt og nemt. Det er det sådan set også. Når man har lært at sætte grænser for sig selv. Men det tager tid at lære at sætte grænser for sig selv.

Møder og konferencer
Rul til toppen